Die Dominanz technischer Geräte in Unternehmen ist nicht zu verkennen. Viele Betriebe sind heutzutage vor allem auf digitale Lösungen angewiesen, um ihrem Geschäftsmodell überhaupt nachgehen zu können.
Allerdings treten bei technischen Anlagen und Systemen immer wieder Probleme und Schwierigkeiten auf. Umso wichtiger ist es, geeignete Maßnahmen an der Hand zu haben, um eine effiziente Problemlösung umsetzen zu können.
Eigene IT-Abteilung vs. externe Dienstleister
Probleme mit digitalen Endgeräten müssen in gerade in Unternehmen mit hohem Kommunikationsbedarf schnell behoben werden.
Eine eigene IT-Abteilung
Wenn sich Unternehmen optimal auf eventuelle Probleme bei ihren technischen Anlagen und Systemen vorbereiten wollen, haben sie grundsätzlich zwei Optionen: den Aufbau einer eigenen IT-Abteilung oder die Kooperation mit externen Dienstleistern. Eine eigene IT-Abteilung bietet den Vorteil, dass Fachleute rund um die Uhr zur Verfügung stehen. Diese kennen sich mit den betriebsinternen Systemen hervorragend aus und können schnell und professionell agieren, wenn es zu Schwierigkeiten kommt. Sie sind in den Unternehmensaufbau integriert und kennen die unterschiedlichen Abteilungen und deren Mitarbeiter hervorragend. Zudem sind die Kosten für eine eigene IT-Abteilung gut planbar und es können Menschen mit Expertise und Erfahrung aus ganz unterschiedlichen Bereichen in einer solchen Abteilung zusammenarbeiten.
Ein externer Dienstleister
Dieser bietet einen frischen, unvoreingenommenen Blick auf das System. So kommt es nicht so leicht zu Betriebsblindheit und sich daraus ergebenden Problemen. Außerdem kann für jedes Problem ein spezieller Dienstleister gewählt werden, sodass die jeweiligen Anbieter hoch spezialisiert sind und sich in den unterschiedlichen Bereichen exzellent auskennen. Häufig bringen sie zudem eine Menge Erfahrung mit, da sie bereits in zahlreichen Umfeldern und bei diversen Kunden vielfältige IT-Projekte unterstützen und Probleme lösen konnten.
Schwierigkeiten mit der Telefonanlage
Unternehmen sind auf eine funktionierende Telefonanlage angewiesen. Das gilt insbesondere dann, wenn sie einen engen Kundenkontakt pflegen und einen Schwerpunkt in Sachen Vertrieb setzen. Immer mehr Firmen entscheiden sich deswegen für IP Telefone. Hier ist es möglich, die Cloud-Telefonie zu nutzen und über das Internet mit anderen zu kommunizieren. Der Vorteil ist, dass es seltener zu Störungen und Problemen kommt und die Verbindung ausgesprochen klar ist.
Bei Problemen mit der Telefonanlage sollte schnelle und kompetente Hilfe zur Verfügung stehen. Das gilt insbesondere dann, wenn ein Verbindungsaufbau nicht möglich ist, die Verbindungen schlecht sind oder aussetzen oder die Telefone selbst Fehler aufweisen. Je schneller hier reagiert werden kann, desto geringer sind die Risiken und Verluste, mit denen sich Unternehmen konfrontiert sehen.
Probleme beim E-Mail Versand
Ein Großteil der Kommunikation eines Unternehmens erfolgt heutzutage via E-Mail. Hier können Kundenanfragen beantwortet, Angebote herausgeschickt, E-Mail Marketing betrieben und Rechnungen versendet werden. Entsprechend ist es wichtig, dass alle technischen Geräte, die zum Versenden von E-Mails erforderlich sind, einwandfrei funktionieren. Ansonsten ist ein Betrieb über diesen Kanal nicht erreichbar, was Umsatzeinbußen nach sich ziehen kann.
Bei der Lösung von Problemen beim E-Mail Versand kommt es insbesondere darauf an, für welche Lösung sich ein Unternehmen entschieden hat. Häufig werden E-Mails über ein internes System verschickt, es besteht aber auch die Möglichkeit, einen externen Dienstleister für den E-Mail Versand zu nutzen. Es geht dann darum, festzustellen, an welcher Stelle die Probleme entstehen und schnelle, praxistaugliche und kostengünstige Lösungen umzusetzen.
Wenn der Onlineshop nicht zu erreichen ist
Serverprobleme sind für alle Unternehmen extrem gefährlich, die mit einem eigenen Onlineshop arbeiten. Wenn dieser nicht oder nur eingeschränkt erreichbar ist, sind potenzielle Kunden frustriert und springen schnell wieder ab. Sämtliche Maßnahmen im Bereich Suchmaschinenoptimierung, die das Ziel verfolgen, möglichst viele Kunden auf den eigenen Internetauftritt zu bringen, sind dann hinausgeworfenes Geld. Außerdem gehen Umsätze verloren und das Unternehmensimage leidet.
Probleme mit dem Onlineshop sollten deswegen möglichst von vornherein vermieden werden. In diesem Zusammenhang ist es von Vorteil, eine eigene IT-Abteilung zur Verfügung zu haben. Diese springt nicht, wie dies bei externen Dienstleistern der Fall ist, nur bei vorhandenen Schwierigkeiten ein, sondern kann regelmäßige Wartungen und Tests durchführen. Auf diese Weise lässt sich häufig vermeiden, dass es überhaupt erst zu Schwierigkeiten kommt.
Die interne Kommunikation muss funktionieren
Die interne Kommunikation in einem Unternehmen ist ebenfalls sehr wichtig. Diese kann per Telefon und E-Mail ablaufen, häufig kommen aber auch Messenger und mobile Endgeräte zum Einsatz. Das gilt auch für Vertriebsmitarbeiter, die im Gespräch mit Kunden sind und Zugriff auf die Unternehmensdaten nehmen müssen. Für den reibungslosen Ablauf von Unternehmensprozessen ist eine erfolgreiche interne Kommunikation daher essenziell.
Schwierigkeiten bei der internen Kommunikation, die sich beispielsweise aus Serverproblemen oder einer defekten Telefonanlage ergeben, sollten daher schnellstmöglich aus der Welt geschafft werden. Innerhalb einer Abteilung oder Firma ist es grundsätzlich noch möglich, Fragen und Probleme im persönlichen Gespräch zu klären. Spätestens wenn Dinge mit Menschen in anderen Abteilungen oder sogar anderen Filialen geklärt werden müssen, gerät diese Problemlösungsstrategie an ihre Grenzen. Schnelle und kompetente Lösungen sind daher dringend gefragt.
Immer auf einen hohen Datenschutz Wert legen
In allen Fragen der IT hat der Datenschutz einen hohen Wert. Es ist für ein Unternehmen eine Katastrophe, wenn betriebsinterne Informationen oder Kundendaten in falsche Hände gelangen. Ebenso arbeiten Hacker und Cyberkriminelle gelegentlich mit Verschlüsselungen von Unternehmensdaten, deren Schlüssel sie erst gegen die Zahlung einer hohen Summe herausgeben. All dies schränkt den Betrieb eines Unternehmens ein und schadet seinem Image.
Alle Maßnahmen zur technischen Problemlösung müssen daher den Datenschutz ins Auge fassen und ernst nehmen. Sämtliche Maßnahmen müssen so gewählt sein, dass die jeweiligen Systeme vor dem Zugriff Unbefugter geschützt sind. Die IT-Abteilung muss deswegen Spezialisten in Sachen Datenschutz und Computersicherheit umfassen, die kostbaren Input bei der Entwicklung und Implementierung einzelner Lösungen bereitstellen.
Fazit
Das Thema technische Problemlösungen sollte nicht erst auf die Agenda kommen, wenn bereits Schwierigkeiten aufgetreten sind. Stattdessen sollten sich Unternehmen genau überlegen, welche potenziellen Gefahren für die interne und externe Kommunikation bestehen, und entsprechende Lösungen vorbereiten. Dies ist über eine interne IT-Abteilung deutlich leichter möglich als über externe Dienstleister. Hier einen individuellen und für die persönlichen Zielsetzungen geeigneten Weg zu finden, ist eine herausfordernde, aber ungemein wichtige Aufgabe.
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