ERP-Systeme, also Enterprise-Resource-Planning-Systeme, übernehmen in der Wirtschaft vielfältige Aufgaben. Im Rahmen von Digitalisierung und Globalisierung sind sie eine große Entlastung für viele Unternehmen. Die komplexen Anwendungen müssen miteinander kommunizieren. Dafür ist nicht nur ein leistungsstarkes ERP-System notwendig, sondern auch ein System für den elektronischen Datenaustausch, kurz EDI für Electronic Data Interchange. Welche Vorteile bringt EDI den Anwendern? Warum ist eine EDI-Schnittstelle so wichtig?
Was ist EDI überhaupt?
EDI oder Electronic Data Interchange beschreibt den elektronischen Daten- und Dokumentenaustausch. Mithilfe von EDI ist es möglich, Daten zwischen verschiedenen Geschäftspartnern direkt, automatisch und unabhängig vom verwendeten ERP-System weiterzuverarbeiten. EDI ist ein international festgelegter Standard, der einen strukturierten Datenaustausch ermöglicht. Diese Form des Datenaustauschs ersetzt die sonst üblichen Kommunikationswege und macht Papier für die Datenübermittlung überflüssig.
EDI sorgt für eine reibungslose Kommunikation zwischen verschiedenen ERP-Systemen. Ist keine EDI-Schnittstelle vorhanden, kann die Kommunikation nicht reibungslos stattfinden. Das Ergebnis ist dann Chaos: unverständliche Daten und möglicherweise sogar Stillstand des gesamten Systems. Damit ERP-Systeme reibungslos kommunizieren können, arbeiten sie mit verschiedenen EDI-Formaten, wie EDIFACT, XML, VDA und vielen anderen. EDI-Protokolle sind für die Übermittlung der Informationen ebenfalls notwendig, beispielsweise AS2, SFTP oder OFTP.
Wo ist EDI überall einsetzbar?
Für EDI gibt es vielfältige Einsatzmöglichkeiten im Bereich der physischen Herstellung von Produkten genauso wie in die unterstützenden Bereichen. Zum Bereich physische Herstellung zählen beispielsweise auch Beschaffungslogistik, Marketing, Kundendienst oder der Verkauf von Produkten. Unterstützende Bereiche sind beispielsweise Forschung und Entwicklung, Personalwesen oder die Unternehmensinfrastruktur. Bei jeder dieser Tätigkeiten ist ein zwischen- oder innerbetrieblicher Datenaustausch notwendig. Das bedeutet, dass EDI nicht nur im operativen Tagesgeschäft sinnvoll ist, sondern auch in anderen Bereichen, wie Kontrolle, Planung und Entscheidung.
Der Einsatz von EDI macht eine automatisierte Supply-Chain erst möglich. Dabei ist zu beobachten, dass die Anforderungen an die Lieferketten in den letzten Jahren signifikant gestiegen sind. Mit einer modernen, automatisierten Supply-Chain, die komplex und strukturiert ist, kann ein manueller und eher unstrukturierter Datenaustausch nicht mehr mithalten.
EDI ist wichtig, um alle Kommunikationswege und auch die Abwicklung von Aufträgen so effizient wie möglich zu gestalten.
Vorteile, die EDI mit sich bringt
Die Vorteile von EDI ziehen sich durch alle Unternehmensbereiche und liegen nicht ausschließlich im operativen Geschäft. Folgende Vorgänge sind Beispiele dafür, welche Geschäftsbereiche EDI optimieren kann:
Wareneingang
Durch den Einsatz von EDI läuft der Wareneingang digitalisiert oder elektronisch ab. Dadurch entsteht eine enorm hohe Zeitersparnis. Warendurchlaufzeiten reduzieren sich, die Materialkosten sinken. Das macht sich im Unternehmen positiv bemerkbar.
Der Ettikettierprozess entfällt vollständig, weil die Lieferanten die Ware schon vor der Auslieferung auszeichnen. Das spart im Unternehmen Zeit und Geld. Auch bei der Wareneingangskontrolle sparen die Unternehmen viel Zeit. Die Ware ist bereits mit RFID-Etiketten versehen, sodass sie sich bei Einsatz von Warensicherungssystemen, die RFID-fähig sind, schon direkt bei der Liefermeldung sichern und identifizieren lassen. Da die Ware bereits gesichert ist, enthält der Sicherungsprozess ebenfalls. Das spart Zeit und erhöht den Gewinn, weil alles bereits mit einem erhöhten Diebstahlschutz ausgestattet ist.
Rechnungsstellung
Immer mehr Unternehmen arbeiten mit elektronischen Rechnungen. Dabei ist EDIFACT INVOIC ein großer Prozessbeschleuniger. Dabei handelt es sich um elektronische Rechnungen im EDI-Format EDIFACT. Der Abgleich der Rechnungen mit den Lieferdokumenten erfolgt vollkommen automatisch. Stellt das System Abweichungen fest, nimmt es Korrekturen teilautomatisiert vor.
Artikelkatalog
PRICAT ist die elektronische Verarbeitung von Artikelkatalogen. Damit ist das händische Einpflegen von Artikeldaten in das vorhandene ERP-System überflüssig. Das bringt eine enorme Zeitersparnis mit sich. Darüber hinaus minimiert sich die Zahl der Dateneingabefehler. Wenn Mitarbeitende 13-stellige Codes händisch eingeben müssen, ist die Gefahr für Dateneingabefehler sehr hoch.
Ordervolumen
Bevor es EDI und entsprechende EDI-Schnittstellen gab, musste ein Mitarbeitender alle Bestellungen von Hand in das Warenwirtschaftssystem des Lieferanten übertragen. Das war mit einem hohen Zeitaufwand verbunden und es kam häufiger zu Fehlern. Der Aufwand, alles händisch zu erledigen, ist sehr hoch, weshalb viele Händler diesen Prozess häufig übergehen. Das genaue Ordervolumen ist dann unbekannt. Das führt zu Unzuverlässigkeit in mehreren Bereichen, beispielsweise bei der Erfassung korrekter Warenbestände oder bei der exakten Budgetierung. ORDRSP liest Auftragsbestätigungen oder Mitteilungen zu übermittelten Bestellungen automatisch in das ERP-System des Händlers ein. Die zuvor genannten Fehler lassen sich so vermeiden. Zudem sparen die Unternehmen sehr viel Zeit damit.
Im operativen Tagesgeschäft verkürzen sich die Durchlaufzeiten, Unternehmensprozesse laufen effizienter ab, die Lagerhaltungskosten sinken, die Übertragungszeiten sind schneller, Dateneingabefehler kommen seltener vor, die Transaktionskosten sinken, die Datengenauigkeit steigt und die Kosten für das Datenhandling sinken. Für die Mitarbeitenden bedeutet EDI eine Reduzierung von sich wiederholenden Routineaufgaben.
In den Bereichen Kontrolle, Entscheidung und Planung sind Informationen schneller verfügbar, die Prognoseverfahren haben aktuellere Daten als Grundlage, die Bestandsübersicht ist optimal, Simulationen sind jederzeit möglich, einfache Soll-Ist-Vergleiche stehen jederzeit zur Verfügung. Insgesamt sind statistische Erkenntnisse viel aussagekräftiger.
Herausforderungen beim Einsatz von EDI
Auf dem globalisierten Markt gibt es einige „Big Player“, die mit eigenen Dateiformaten für den Datenaustausch arbeiten. Damit entstehen Abläufe, die nicht standardisiert sind und bringen sowohl zeitlich wie auch von den Kosten her einen Mehraufwand mit sich.
Oft fehlt bei den Geschäftspartnern auch das Wissen zum Einsatz von EDI. Es ist wichtig, EDI-Nachrichten oder das Wissen um Branchenstandards an die Lieferanten weiterzugeben, damit sie immer wissen, welche Anforderungen die verschiedenen Systeme stellen.
Trotz aller Herausforderungen hat die Nutzung von EDI enorme Vorteile. Wer EDI nicht nutzt, muss damit rechnen, dass er Geschäftspartner verliert, die ausschließlich mit EDI arbeiten. Zudem kommt es ohne EDI viel eher zu Fehlern, die sich auf die Planung und Entscheidungen negativ auswirken können.
